Já comentamos em outros posts aqui do blog a importância de um software de gestão. Hoje vamos aprofundar um pouco mais sobre como um sistema pode ajudar na parte específica de alunos e turmas.
Uma das primeiras e óbvias vantagens de se adotar um sistema para o controle e gestão de cadastros é a formação e manutenção de uma base de dados daqueles que são ou foram seus alunos. Isto vai além de simplesmente ter o nome e endereço, uma vez que a cada dia vê-se a importância de ter mais dados sobre aquela pessoa a quem prestamos serviço.
Por exemplo, no caso de um centro de lutas é imprescindível ter acesso facilmente a dados médicos como tipo sanguíneo, plano de saúde ou histórico de doenças e dados de contato para os casos de acidentes. Um outro exemplo, mais cotidiano, é a associação do nome do aluno com a foto dele!
Pode parecer algo banal para o professor que está lidando com a turma repetidamente, mas pense no caso de seu dojo precisar de uma secretária ou outra pessoa para fazer a cobrança das mensalidades! Para ela ficaria mais fácil de identificar quem está pagando ou mesmo na lista de presenças da turma.
Informação sempre à mão
Outra razão para manter um bom cadastro se refere às graduações. Em muitas artes marciais, existe um tempo mínimo de carência entre os exames de faixa e não há melhor forma de controlar isto adequadamente do que com estes dados na ficha do aluno – preferencialmente que esta esteja online…
“- Ahh, mas eu só dou aula na academia, eles é que tem isso lá na secretaria…” Sim, é verdade, mas quando se deixa tudo para a academia, o professor está perdendo uma outra funcionalidade importante de um cadastro de alunos: formação de mailing!
Claro, deve-se ver como é o contrato do professor com a academia e se existe esta possibilidade, mas se for permitido ter em mãos os contatos dos alunos como fone e email, o professor poderá sempre fazer divulgações diretamente aos mesmos, como eventos, exames ou confraternizações, fora a questão dos aniversários, extremamente importante para aqueles que querem fidelizar e tornar especial o aluno.
Quando falamos então em turmas, a necessidade de um sistema como o DojoWeb fica então ainda mais evidente. Uma turma demanda uma organização mais dinâmica, uma vez que poderá haver um trânsito de alunos saindo ou entrando, alterando assim a capacidade da turma, por exemplo.
Existe também a delimitação de horários pois se o espaço para as aulas for único não pode haver sobreposição da grade horária. A alocação de professor é outro ponto fundamental, principalmente no caso do nosso software onde o comissionamento para professor se baseia na quantidade de alunos da turma. Então caso você precise controlar o quanto pagar ao seu instrutor manter atualizado a quantidade e quem são os alunos é fundamental, isto sem falar nas listas de presença, tema que abordamos neste artigo.
Sabia das suas turmas em qualquer lugar
O controle de turmas e alunos também se torna essencial quando se tem aulas em lugares fora da sua academia, como por exemplo em escolas ou projetos sociais. Nestes casos então manter os dados atualizados e que possam ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet é um grande facilitador gerencial, principalmente quando se precisa prestar contas para órgãos fiscalizadores. Novamente, um sistema totalmente web como o DojoWeb serve perfeitamente para esta ação, pois com ele não é necessário anotar em papéis para depois alimentar o sistema de volta ao centro de lutas, mas sim in loco, reduzindo a margem de erro ou esquecimento.
Então pense bem em como organizar seus cadastros e sua grade de turma e veja as vantagens que a adoção de um software para isso podem lhe proporcionar!